Privatlivspolitik for

Birkerød Ro & Kajakklub

1. Dataansvarlig

Birkerød Ro & Kajakklub (CVR 53525016) er dataansvarlig.
Kontakt: klubbens formand, e‑mail <formand@birkeroed‑roklub.dk>
Adresse: Plantagevej 80A, 3460 Birkerød
Web: https://brk.memberlink.dk/

2. Hvilke oplysninger vi behandler

3. Hvor får vi oplysningerne fra?

Primært fra dig selv. I særlige tilfælde kan vi også hente data fra:

• Idrætshovedorganisationer (fx klubskifte, karantæner, kursusdeltagelse).

4. Hvorfor behandler vi dine data? (lovlige grundlag)

1. Samtykke – hvor vi specifikt har indhentet dit samtykke.
2. Kontrakt – nødvendigt for at opfylde medlems‑ eller træneraftale (fx kontingent, træningsplan).
3. Retligt krav – fx rapportering til myndigheder eller overholdelse af lovgivning (folkeoplysningsloven, børneattester).
4. Legitim interesse – for at drive foreningen, organisere aktiviteter, administrere medlemsforhold, sikkerhed (adgangslog), statistik osv.

5. Formål med behandlingen

5‑b – Billedmateriale (situationsbilleder)

1. Hvad vi fotograferer
   Vi tager billeder af medlemmer, trænere, ledere og andre deltagere under ro‑ og kajakaktiviteter (træning, konkurrencer, sociale arrangementer). Billederne kan indeholde ansigter eller andre identificerende elementer.
2. Billeder lagt op af medlemmer
• Situationsbilleder lagt op på klubben hjemmeside og opslagstavler, giver klubben ret til at anvende disse som skrevet under punkt 3
3. Hvor billederne bruges
• Intern hjemmeside (kun for medlemmer og ansatte).
• Ekstern hjemmeside (offentlig tilgængelig).
• Facebook‑side (offentlig eller lukket gruppe, afhængigt af sideindstillinger).
4. Behandlingsgrundlag
• Legitim interesse: Fremme af foreningens aktiviteter, tiltrækning af nye medlemmer og styrkelse af fællesskabet.
• Samtykke (nødvendigt for mindreårige eller ved indsigelse): For voksne er samtykke implicit ved fortsat deltagelse, med mulighed for at trække det tilbage. For personer under 18 år indhentes eksplicit samtykke fra forælder/værge.
5. Samtykkeprocedure
• Ved første tilmelding informeres den nye deltager om, at billeder kan blive brugt på de nævnte kanaler.
• Der indhentes explicit samtykke via en checkbox i tilmeldingsformularen og pop-op på hjemmesiden.
6. Ret til fjernelse
• Enhver, hvis billede er offentliggjort, kan anmode om fjernelse eller sløring ved at kontakte dataansvarlig (se punkt 1). Vi vil efterkomme anmodningen inden rimelig tid, medmindre billedet er nødvendigt for arkiv eller lovmæssig dokumentation.
7. Opbevaring
• Digitale billeder gemmes i foreningens billedarkiv i op til 3 år efter den sidste offentlige brug, medmindre de har historisk værdi (fx jubilæumsbog). Historisk værdifulde billeder kan opbevares længere, men vil fortsat behandles i overensstemmelse med GDPR‑principperne.
8. Sikkerhed
• Billeder lagres på krypteret server, kun tilgængelige for autoriseret personale. Offentlig adgang sker kun via de nævnte platforme.

6. Opbevaringstid

7. Dine rettigheder (GDPR)

Du har ret til at:

• Få information om, hvordan vi behandler dine data.
• Se de data, vi har om dig.
• Få urigtige data rettet.
• Anmode om sletning (medmindre vi er forpligtet til at gemme dem).
• Begrænse behandlingen.
• Modtage dine data i et struktureret, maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Gøre indsigelse mod behandling, herunder direkte markedsføring.

Anmodninger rettes til dataansvarlig (se punkt 1). Vi svarer inden rimelig tid og vil, hvis relevant, slette eller rette data så hurtigt som muligt.

8. Klageadgang

Hvis du mener, vi har overtrådt dine rettigheder, kan du klage til Datatilsynet.

9. Ændringer i politikken

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne politik. Eventuelle ændringer vil fremgå af datoen øverst i dokumentet, og den nyeste version vil altid være tilgængelig på foreningens hjemmeside.