Regler for leje af klublokale

1. Hvem kan leje lokalerne

Klubbens opholdsstue og køkken kan efter aftale lejes af:

1. Aktive medlemmer af Birkerød Ro & Kajakklub
2. Medlemmer af Birkerød Sejlklub, som:
3. er fyldt 25 år, og
4. har været medlem i mindst 12 måneder.
5. I særlige tilfælde kan bestyrelsen godkende udlejning eller udlån til særlige formål.

Ved aktivt medlem forstås et medlem, der har betalt kontingent og ikke er i restance.

2. Anvendelse

Lokalerne udlejes personligt og må kun anvendes af lejeren selv eller dennes nærmeste familie (ægtefælle/samlever og børn).

Lokalerne udlejes ikke til:

• børnefødselsdage
• ungdomsfester
• arrangementer med overvejende deltagelse af personer under 25 år
• arrangementer med karakter af fest med høj musik/dans

Bestyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere.

Lejeren skal være til stede under hele arrangementet og er ansvarlig for gæsternes adfærd.

3. Kapacitet

Lokalerne må maksimalt benyttes af 45 personer inklusive børn.

4. Lejeperiode og ekstra adgang

Normal lejeperiode er fra kl. 12.00 til kl. 12.00 den følgende dag.

Efter aftale med husforvalteren og under forudsætning af, at kalenderen tillader det, kan følgende tilkøb ske:

• Adgang aftenen før (fra kl. 18.00): kr. 1.000
• Forlængelse på afleveringsdagen (indtil kl. 18.00): kr. 500

Aftale om ekstra adgang er kun gældende, når den er bekræftet af husforvalteren.

5. Pris og betaling

Lejeprisen fastsættes af bestyrelsen og udgør aktuelt (2026) kr. 1.800 pr. døgn.

Lejere, der ikke er medlem af Birkerød Ro & Kajakklub, betaler et depositum på kr. 1.000.

Leje og depositum faktureres ved bekræftelse og skal betales senest 30 dage før lejeperiodens start.

Manglende rettidig betaling kan medføre, at reservationen bortfalder.

Depositum tilbagebetales senest 10 hverdage efter godkendt aflevering.

6. Reservation og kontakt

Forespørgsler rettes til husforvalteren: husforvalter@birkeroed-roklub.dk

Aftale om udlevering af nøglebrik og returnering sker med husforvalteren eller en anvist person.

Reservation kan ske op til max. 12 måneder frem i tiden.

Lokalerne kan ikke lejes på tidspunkter med klubaktiviteter.

Ved akutte problemer kontaktes: Tlf.: 20 66 06 65

7. Nøgler og adgang

Lejeren er ansvarlig for udleverede nøglebrik.

Lejemålet giver ikke adgang til bådhal, både eller klubbens materiel.

Det er tilladt at anvende gasgrillen, under forudsætning af at der medbringes egen gas og at grillen rengøres efter brug.

8. Brug af lokalerne

Under udlejning skal klubbens medlemmer have uhindret adgang til:

• bådhal
• materiel
• omklædning
• toiletter

Der skal vises hensyn til naboer:

• Musik dæmpes efter kl. 22.00
• Vinduer mod vest holdes lukkede ved musik, og det er ikke tilladt at afspille musik udendørs på det offentlige areal omkring klubhuset.
• Udendørs støj begrænses

Rygning er ikke tilladt indendørs.

Det er endvidere ikke tilladt:

• at anvende stearinlys på udendørs terrasse, fliser eller bådebro
• at flytte romaskiner og motionscykler ud på balkonen

Lejeren er ansvarlig for overholdelse af gældende regler, herunder støj og alkohol.

9. Rengøring og aflevering

Lokalerne overtages uden rengøring.

Lejeren er ansvarlig for:

• oprydning
• rengøring
• opvask inkl. tømning af opvaskemaskinen
• affaldshåndtering

Lokalerne skal afleveres i mindst samme stand som ved overtagelse.

Rengøring skal udføres i henhold til klubbens checkliste (Bilag 1).

Mangelfuld rengøring kan medføre fradrag i depositum.

10. Affald

• Indendørs skraldespande skal tømmes
• Kun affaldsbeholder ved hoveddøren må benyttes (maks. ¾ fyldt)
• Yderligere affald skal bortkøres
• Affald udendørs skal fjernes

11. Skader og ansvar

Lejeren er fuldt ansvarlig for skader forårsaget under arrangementet.

Skader skal straks meddeles til kassereren: kasserer@birkeroed-roklub.dk og husforvalter@birkeroed-roklub.dk

Klubben kan foretage inspektion efter lejemålet.

Undladelse af at rapportere skader kan medføre fuldt erstatningsansvar.

12. Aflysning

Aflysning skal ske skriftligt til kasserer og husforvalter: kasserer@birkeroed-roklub.dk og husforvalter@birkeroed-roklub.dk

• Sker aflysning mere end 30 dage før, er det gratis
• Sker aflysning 14–30 dage før: betales 25 % af lejen (dvs. 75% refunderes)
• Sker aflysning mindre end 14 dage før: betales 50 % af lejen (dvs. 50% refunderes)

13. Klubbens forbehold

Klubben kan annullere lejemål ved:

• klubaktiviteter
• skader på bygning
• force majeure (fx brand, vandskade, myndighedskrav)

I sådanne tilfælde refunderes leje og depositum fuldt ud.